Het werk nu
De telefoon gaat tijdens het werk. Een medewerker stopt, zoekt op, plant in of noteert een terugbelverzoek. Bij drukte wacht de beller, of belt niet meer terug.
TELEFOON
Aanvragen en afspraken afhandelen zonder dat de telefoon het werk onderbreekt.
Bij drukte en buiten openingstijden neemt het systeem het gesprek aan. Een afspraak komt in de agenda, een order wordt vastgelegd, een vraag krijgt antwoord. Twijfel gaat naar een medewerker, met het gesprek erbij.
Anders ingericht
Het systeem neemt op, stelt de vragen die nodig zijn en handelt af binnen wat vooraf is afgesproken: een afspraak plannen, een order noteren, een servicevraag beantwoorden. Vraag, gegevens en uitgevoerde stappen worden vastgelegd. Is niemand beschikbaar, dan staat er een terugbelverzoek klaar.
BellerVoorbeeldgegevens
Hebben jullie artikel A-42 op voorraad? Zo ja, noteer een order van 40 stuks.
BronVoorraad + ordergegevensVoorraad gecontroleerd, daarna order vastgelegd
- Vraag ontvangenVoorraadcheck en orderverzoek
- Voorraad geraadpleegdArtikel A-42 · 120 stuks beschikbaar
- Order genoteerd40 stuks · klantnummer 8841 · Voorbeeldgegevens
- BevestigdOrder staat klaar voor verdere afhandeling
UitkomstAfgerond
Order vastgelegd
Voorraad was voldoende. Order 40 × A-42 is genoteerd.
Alle stappen getoond · minder beweging
Visuele demonstratie met vaste voorbeeldgegevens. Geen echte telefonie, microfoon, modelkoppeling of gespreksopslag.
Wat bij een mens blijft
Alles wat oordeel vraagt: een klacht, een afwijkende vraag, een beller die niet verder komt. Dan legt het systeem een terugbelverzoek klaar, met het gesprek en de gegevens erbij. Wat het systeem zelfstandig mag afhandelen, spreken we vooraf af.
Afspraak in de agenda.
Order vastgelegd.
Twijfel naar een mens.
Dit werk bespreken?
U houdt de beslissingen.
We bespreken waar de telefoon het werk onderbreekt en wat vooraf afgesproken mag worden afgehandeld.